20 tips!

Voor een ordelijke boekhouding

Hoe kan je ervoor zorgen dat facturen en andere documenten vlot verwerkt worden? Een besparing van tijd en kosten. Wij zetten enkele handige tips op een rij.

Voor papieren boekhouding

1.  Geen nietjes of vastgemaakte facturen

2.   Steek meerbladige exemplaren achter elkander zonder hechting. Geen nietjes of staples gebruiken want dit veroorzaakt stribbelingen bij het scannen

3.   1 bon per pagina op a4  : dus geen verzamelingen op één papier. Wel los binnenbrengen of nog beter: per bonnetje op één a4 bladje kleven (met plakband).

4.    Sorteer de facturen bij voorkeur als volgt 1. aankoop 2. verkoop en  3. allerlei (dit zijn attesten, aanmaningen, leningstabellen, boekingsdocumenten sociaal secretariaat, privé facturen )

5.    Houd alle privé facturen apart

 
6.    Zorg dat  alle facturen aanwezig zijn. Vraag ze desnoods zelf op aan de leverancier

7.     Scan zelf in en bezorg jullie facturen via ons portaal

 

Voor digitale boekhouding

8.   Vraag uw facturen digitaal aan uw leverancier.

9.   Voor Clearfacts gebruikers : mail de facturen bij ontvangst onmiddellijk door naar uw “aankoop-uwbtwnr@fkvdv.clearfacts.be”of “verkoop-uw btwnr@fkvdv.clearfacts.be” . (je kan zien dat deze factuur werd ge forward via het pijltje in outlook) Leveranciers kunnen hun facturen ook rechtstreeks naar dat e-mailadres verzenden. Op die manier hoef je niet meer zelf de toegezonden facturen te digitaliseren en te uploaden

10.   Stel de 3 unieke e-mailadressen van uw dossier (voor aankoop, verkoop en divers) als favoriet in binnen de toepassingen die u frequent gebruikt (bijv. Gmail, Outlook, uw (netwerk) scanner, uw mobiele apps, …). Het vergemakkelijkt het snel doorsturen van documenten vanuit deze toepassingen naar uw portaal.

11.   Voor Google drive  gebruiker: bij ontvangst mail rechtsklikken op het document en onmiddellijk in naar uw map aankopen of diverse kopiëren 

12.   Papieren facturen bij ontvangst inscannen (sommige scanners mailen rechtstreeks naar CF) en stempel de gescande facturen “ digitaal”(zie stempels www.fego.be : stempel printy 1910 rood/groen- tekst “digitaal”)

13.   Scan 1 bon  per pagina

14.   Scan 1 factuur met meerdere pagina’s als  1 document. Bewerkingen aanbrengen aan pdf’s kunt u gemakkelijk doen op de website “smallpdf”.

15.   Scan elke factuur afzonderlijk.

16.   Bij het uploaden van facturen controleer of de facturen niet dubbel zijn en of ze wel volledig zijn (meerdere pagina’s)

17.   Bij het gebruik van Clearfacts, raden wij u aan om Firefox of Google Chrome te gebruiken want deze geven de beste resultaten

18.   Probeer uw stukken met vaste frequentie in te dienen. Voorbeeld 2 of 3 maal per maand, zo hoeft u ook niet alles in één keer te doen en door ze in kleine batches te doen is er minder kans dat de er zich fouten met de scans voordoen

19.   Nog even nood aan een opfrissing gebruik van Clearfacts bekijk instructievideo’s (invoer van documenten – terugkoppeling van de boekhouding – doorsturen en bewerken van documenten)

20.   Vennootschappen : Jullie kunnen een link krijgen naar het silverfinplatform waar uw tussentijdse balans/resultatenrekening te raadplegen is

Nog een tip :  Stel het boekhouden niet uit!


Eerlijk is eerlijk… Boekhouden is misschien niet het leukste werk van het ondernemerschap (tenzij je bewust een beroep als boekhouder of accountant hebt gekozen), maar het moet wel gebeuren. Leer jezelf aan om facturen en bonnetjes meteen te verwerken. Alles zit op dat moment nog vers in je geheugen en het gaat veel sneller dan wanneer je er een stapel van maakt om later in te boeken. Wanneer je bonnen gaat ‘verzamelen’ zal je meer tegen je boekhouding op gaan zien en bovendien zijn je financiële cijfers dan niet up-to-date. Sneller boekhouden realiseer je ook door van sommige handelingen een automatisme te maken. Lukt meteen verwerken gewoon niet? Reserveer dan 1 of meerdere vaste momenten per week om je boekhouding bij te werken. Je zult zien dat je dan veel efficiënter werkt.

 

Interesse om ook digitaal te werken , neem contact op met ons kantoor

Openingsuren

Ma     8u30 - 17u   
Di       8u30 - 12u / namiddag op afspraak
Woe   8u30 - 17u
Do      8u30 - 12u / namiddag op afspraak
Vrij     8u30 - 17u
Za      gesloten
Zo      gesloten

TOP