Deze algemene voorwaarden vormen samen met de opdrachtbrief de volledige overeenkomst tussen de partijen. Alle termen gebruikt in de opdrachtbrief hebben dezelfde betekenis als deze in de algemene voorwaarden en omgekeerd. Verwijzingen in deze algemene voorwaarden naar de “Wet” betreffen de Wetten van 21 februari 1985 en 22 april 1999 houdende de oprichting van een Instituut van Accountants en Belastingconsulenten en de organisatie van het publiek toezicht op het beroep van accountant.

I. – TOEPASSINGSGEBIED

Onderhavige algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle professionele relaties tussen Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv en haar opdrachtgevers. Afwijkingen dienen uitdrukkelijk en schriftelijk door beide partijen te worden aanvaard. In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, heeft de opdrachtbrief voorrang. Overeenkomstig het gemeen recht kan de aansprakelijkheid van Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv enkel worden aangevochten voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat ze door hem werden aanvaard.

II. – TOTSTANDKOMING VAN DE OVEREENKOMST

Behoudens andersluidend beding in de opdrachtbrief komt de overeenkomst tot stand en vangt ze aan:

            • Hetzij op het moment dat de door de opdrachtgever ondertekende opdrachtbrief door Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv in ontvangst wordt genomen en door Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv mede wordt ondertekend,

            • Hetzij op het moment dat Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv aanvangt met de uitvoering van de opdracht op verzoek van de opdrachtgever, indien deze aanvang op een vroeger tijdstip zou plaatsvinden.

Indien Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv de door de opdrachtgever ondertekende opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, worden alle professionele relaties tussen partijen in elk geval beheerst door onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, vanaf het moment en voor zover deze contractuele documenten hetzij per brief, hetzij per fax, hetzij per elektronische post, hetzij persoonlijk door overhandiging tegen ontvangstbewijs aan de opdrachtgever werden overgemaakt.

III. – DUUR EN OPZEGGING VAN DE OVEREENKOMST

3.1. Recurrente opdrachten

3.1.1. Definitie

Onder “recurrente opdracht” wordt verstaan: een opdracht die bestaat uit opeenvolgende prestaties van eenzelfde aard die tegen bepaalde op voorhand bekende termijnen moeten worden uitgevoerd.

3.1.2. Duur en einde van de overeenkomst Tenzij er in de opdrachtbrief een termijn wordt vermeld, wordt de overeenkomst voor een recurrente opdracht geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan.

Beide partijen kunnen op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen, onder de volgende voorwaarden:

            • de opzegging dient per aangetekende brief ter kennis te worden gebracht van de andere partij,

            • er dient een opzeggingstermijn te worden nageleefd van drie maanden.

Deze termijn kan, ter keuze van de opdrachtgever als hij de opzeg geeft, worden vervangen door een forfaitaire verbrekingsvergoeding van 25 % van de erelonen die overeenstemmen met de prestaties die gewoonlijk door Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv werden geleverd met betrekking tot een volledig boekjaar of desgevallend kalenderjaar.

Tijdens de opzeggingstermijn blijven de voorschriften van de opdrachtbrief en onderhavige algemene voorwaarden onverkort van kracht.

Een afzonderlijk contract kan worden gesloten voor prestaties die na de beëindiging van de overeenkomst zullen worden geleverd, doch die betrekking hebben op de periode waarin de overeenkomst nog van kracht was.

3.2. Niet-recurrente opdrachten

3.2.1. Bepaling

Opdrachten die niet vallen onder de definitie voorzien in punt 3.1.1., worden als niet-recurrente opdrachten beschouwd.

3.2.2. Duur en einde van de overeenkomst Behoudens tegenbewijs wordt de overeenkomst met betrekking tot een niet-recurrente opdracht geacht voor bepaalde duur te zijn gesloten.

Ze eindigt door de uitvoering van de opdracht en, indien dit van toepassing is gelet op de aard van de opdracht, door de levering van de overeengekomen prestaties.

In toepassing van art. 1794 B.W., en desgevallend, in afwijking van art. 2004 B.W., heeft de opdrachtgever het recht om de overeenkomst  vroegtijdig te beëindigen mits betaling aan Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv van:

            • de kosten en erelonen die overeenstemmen met de reeds uitgevoerde werkzaamheden,

            • alles wat Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv bij de uitvoering van de opdracht had kunnen winnen.

Deze schadeloosstelling wordt op werkelijke basis berekend, met een minimum van 25 % van de erelonen die verschuldigd waren geweest in geval van volledige uitvoering van de opdracht.

3.3. Afhandeling

Na de beëindiging van de overeenkomst worden alle boeken en bescheiden die toebehoren aan de opdrachtgever ter beschikking gesteld van de opdrachtgever of zijn gevolmachtigde tegen ontvangstbewijs.

Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv is gerechtigd de administratieve kosten van deze aflevering in rekening te brengen.

3.4. Bewaring van werkdocumenten

In het algemeen en in het bijzonder bij de beëindiging van de diensten, zal Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv alle daarmee verband houdende documenten en dossiers gedurende de door de wet voorziene periode voor de soort van diensten die het voorwerp vormen van de opdrachtbrief bewaren. Na verloop van deze termijn zal Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv ze, behoudens andersluidende en afzonderlijke schriftelijke overeenkomst, mogen vernietigen zonder de opdrachtgever daarvan op voorhand te moeten verwittigen.

IV. – ONMIDDELLIJKE BEËINDIGING OM BEPAALDE REDEN(EN)

4.1.

In alle gevallen kan Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv de overeenkomst op elk ogenblik, zonder opzeggingstermijn en zonder vergoeding beëindigen, indien er redenen zijn die de voortzetting van de professionele samenwerking onmogelijk maken, zoals:

            • omstandigheden die de onafhankelijkheid van Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv in het gedrang brengen,

            • omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroeps- en deontologische normen onmogelijk maken,

            • de kennelijke tekortkoming(en) van de opdrachtgever ten aanzien van zijn eigen verbintenissen zoals omschreven in de onderhavige algemene voorwaarden (punt 6.2.) en in de opdrachtbrief,

            • in geval van concordaat, procedure van ontbinding of kennelijk onvermogen van de opdrachtgever.

De redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden, dienen aan de opdrachtgever te worden medegedeeld.

Naargelang de omstandigheden kan Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv zijn beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing of een aanmaning aan de opdrachtgever.

Wanneer de overeenkomst wordt stopgezet, wijst Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv de opdrachtgever op de rechtshandelingen die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van zijn rechten, en waarvoor hij opdracht had gekregen.

4.2.

In geval van faillissement van de opdrachtgever is de overeenkomst van rechtswege ontbonden.

4.3.

De opdrachtgever kan ten allen tijde, zonder naleving van een opzeggingstermijn en zonder betaling van een schadevergoeding, de overeenkomst stopzetten, indien Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv kennelijk in gebreke blijft zijn eigen verbintenissen, zoals omschreven in onderhavige algemene voorwaarden (punt 6.1.) en in voorkomend geval in de opdrachtbrief, uit te voeren.

Hij zal in elk geval zijn beslissing laten voorafgaan door een geschreven ingebrekestelling aan Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv.

4.4.

Elke partij kan de overeenkomst, met een schriftelijke kennisgeving en met onmiddellijke ingang, ontbinden, indien een andere partij niet in staat is om haar schulden te betalen of indien een voorlopige of gerechtelijke bewindvoerder of vereffenaar heeft aangewezen gekregen.

V. – OPSCHORTING VAN DE UITVOERING VAN DE VERBINTENISSEN

In geval van niet-nakoming, van niet-correcte of niet-tijdige uitvoering door de opdrachtgever van zijn verbintenis(sen), bijvoorbeeld in geval van niet-betaling van erelonen of voorschot(ten) in overeenstemming met artikel 7 hieronder, is Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv gerechtigd de uitvoering van zijn verplichtingen op te schorten of uit te stellen totdat de opdrachtgever aan zijn verplichtingen heeft voldaan. Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv brengt de opdrachtgever hiervan schriftelijk op de hoogte.

Indien er na de aanvang van de schorsing of het uitstel van uitvoering, rechtshandelingen dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van de rechten van de opdrachtgever, en waarvoor Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv opdracht had gekregen, wijst hij de opdrachtgever hierop.

Alle kosten en lasten voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn ten laste van de opdrachtgever. Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv is in alle omstandigheden gerechtigd op betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte werkzaamheden.

VI. – RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE PARTIJEN

6.1. Rechten en plichten van Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv

Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv voert met de vereiste zorg de hem toevertrouwde opdrachten in volledige onafhankelijkheid uit, krachtens een middelenverbintenis.

Hij waakt erover dat de gepresteerde diensten worden geleverd volgens de deontologische en andere beroepsnormen van het Instituut van Accountants en Belastingconsulenten, rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving van kracht op het moment van de uitvoering van de overeenkomst.

Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv kan in geen geval aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van mogelijke latere wijzigingen – desgevallend met terugwerkende kracht – aan deze wettelijke en reglementaire bepalingen.

Evenmin is hij verantwoordelijk voor gevolgen van eventuele tekortkomingen, fouten of overtredingen die zouden zijn begaan vóór zijn tussenkomst.

De uitvoering van de opdracht is niet – behoudens andersluidend beding – specifiek gericht op het ontdekken van eventuele fraude.

Behoudens andersluidend beding is Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die de opdrachtgever of diens aangestelde(n) hem overmaken, noch de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de opdrachtgever worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen.

Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv mag zich laten bijstaan door medewerkers of deskundigen van zijn keuze en de uit de overeenkomst voortvloeiende opdrachten geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door (een) aangestelde(n) of deskundige(n).

In overeenstemming met artikel 33 van de Wet d.d. 22 april 1999 met betrekking tot de boekhoudkundige en fiscale beroepen, heeft Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv zijn burgerlijke beroepsaansprakelijkheid laten verzekeren met een polis die is goedgekeurd door de Raad van het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten.

Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv, evenals zijn gevolmachtigde(n) of aangestelde(n), zijn tot het beroepsgeheim gehouden, in overeenstemming met artikel 58 van de Wet van 22 april 1999 met betrekking tot de boekhoudkundige en fiscale beroepen en artikel 32 van het KB van 1 maart 1998 tot vaststelling van het reglement plichtenleer der accountants, onder voorbehoud evenwel van toepassing van de bepalingen van de wetgeving en reglementering tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

6.2. Rechten en plichten van de opdrachtgever

De opdrachtgever verbindt er zich toe:

            • Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv alle documenten, gegevens en informatie die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht tijdig ter beschikking te stellen;

            • de werkzaamheden die hem desgevallend op basis van de opdrachtbrief toekomen, te verrichten;

            • elk gegeven, elke gebeurtenis of ontwikkeling die enige invloed zou kunnen hebben op de uitvoering van de opdracht ter kennis te brengen van Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv;

            • indien Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv hierom verzoekt, schriftelijk te bevestigen dat de verschafte documenten, inlichtingen en uitleg juist en volledig zijn;

            • na te gaan of de door Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv geleverde documenten en staten overeenstemmen met zijn verwachtingen en met de door hem verschafte informatie, en indien dit niet het geval is, hem hiervan onverwijld op de hoogte te brengen.

6.3. Verbod op aanwerving

De opdrachtgever en Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv verbinden er zich uitdrukkelijk toe om, tijdens de hele duur van de overeenkomst en tijdens een periode van 12 maanden na de beëindiging ervan, ongeacht de reden van beëindiging, geen personeelslid of zelfstandige medewerker van de andere partij, betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst, rechtstreeks of onrechtstreeks in dienst te nemen of hem/haar rechtstreeks of onrechtstreeks (bijvoorbeeld via een rechtspersoon) werkzaamheden te laten uitvoeren buiten het kader van een overeenkomst tussen de opdrachtgever en Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van de andere partij.

Elke overtreding van dit verbod zal aanleiding geven tot een eenmalige forfaitaire schadevergoeding ten bedrage van 50 000,00  EUR.

VII. – ERELONEN

7.1. Bepaling van de kosten en erelonen

De kosten en erelonen van Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv worden berekend op basis van de tijd besteed door haar vennoten, bestuurders, bedienden en lasthebbers of op forfaitaire basis, in functie van de vereiste niveaus van bekwaamheid en verantwoordelijkheid zoals bepaald in de opdrachtbrief, waarvan onderhavige algemene voorwaarden integraal deel uitmaken.

De kosten en erelonen zijn verschuldigd naarmate de werkzaamheden ten behoeve van de opdrachtgever worden verricht, ook al is de opdracht niet noodzakelijk beëindigd.

Alle rechtstreekse bij derden gecontracteerde kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht, zijn niet begrepen in de erelonen en zullen bijkomend aan de erelonen gefactureerd worden. Op verzoek van de opdrachtgever zal Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv het bewijs van de voor rekening van de opdrachtgever gemaakte kosten voorleggen.

Erelonen en kosten worden berekend exclusief belastingen en heffingen.

7.2. Betalingsvoorwaarden

Facturen en/of ereloonnota’s zijn betaalbaar binnen de 30 kalenderdagen na factuurdatum.

Laattijdige betalingen geven van rechtswege en zonder dat een ingebrekestelling is vereist, aanleiding tot:

            • een intrestvergoeding gelijk aan deze bepaald in artikel 5 van de Wet op de bestrijding van de betalingsachterstand van 2 augustus 2002,

            • een conventionele schadevergoeding waarvan het bedrag forfaitair wordt bepaald op 10 % van de onbetaalde bedragen met een minimum van 250,00 EUR.

7.3. Voorschotten

Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv kan een of meerdere voorschotten vragen. Deze voorschotten worden dan verrekend in de eindstaat van kosten en erelonen.

Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv behoudt zich het recht voor met de prestaties pas te starten op het ogenblik dat een gefactureerd voorschot betaald is geworden.

7.4. Betwisting van staat van kosten en erelonen Alle betwistingen van kosten en erelonen dienen via aangetekend schrijven binnen de 8 kalenderdagen na factuurdatum gemotiveerd geformuleerd te worden aan Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv. Indien geen (tijdige) betwisting Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv bereikt, wordt verondersteld dat de opdrachtgever akkoord gaat met de gefactureerde diensten en wordt de schuldvordering als definitief beschouwd.

VIII. – AANSPRAKELIJKHEID

Behoudens voor de opdrachten bedoeld in artikel 17, vierde lid, van de wet houdende oprichting van een Instituut van de Bedrijfsrevisoren en organisatie van het publiek toezicht op het beroep van bedrijfsrevisor, gecoördineerd op 30 april 2007, is de volledige (contractuele, extracontractuele of andere) aansprakelijkheid voor de uitvoering van de opdracht, beperkt tot het bedrag of de bedragen waarop de door Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering recht geeft met inbegrip van het eigen risico dat Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv eventueel draagt in overeenstemming met die verzekering.

Indien, om welke reden dan ook, de aansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering overgaat, is alle aansprakelijkheid beperkt tot drie maal het bedrag van het voor de uitvoering van de opdracht gefactureerde ereloon. Indien het een recurrente opdracht betreft, wordt deze coëfficiënt toegepast op het bedrag van de erelonen die aan de opdrachtgever werden gefactureerd gedurende de twaalf maanden die het schade verwekkende feit voorafgaan, of vanaf het begin van de uitvoering van de opdracht indien deze periode korter is dan één jaar.

Deze beperkingen zijn eveneens van toepassing op alle aanspraken uit hoofde van de uitvoering van de opdracht, die gericht zouden worden tegen alle personen, vennoten, bestuurders en/of zelfstandige medewerkers, die de hoedanigheid van verzekerde hebben in de zin van desbetreffende verzekeringscontract.

Ze zijn niet van toepassing wanneer de aansprakelijkheid het gevolg is van een fout gepleegd met bedrieglijk opzet of met het oogmerk om te schaden. Bijgevolg is deze beperking uitdrukkelijk van toepassing op elke aansprakelijkheid voortvloeiend uit alle andere fouten waarvoor Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv, zijn vennoten, bestuurders en/of zelfstandige medewerkers aansprakelijk zouden zijn.

Ze zijn niet van toepassing wanneer de aansprakelijkheid het gevolg is van een fout van Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv, gepleegd met bedrieglijk opzet of met het oogmerk om te schaden.

Indien zou blijken dat twee of meer schadegevallen voortvloeien uit één en dezelfde fout, worden zij beschouwd als één enkel aansprakelijkheidsgeval en wordt de aansprakelijkheid derhalve beperkt tot het hoogste bedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken opdrachten of overeenkomsten.

Behoudens andersluidende dwingende wetsbepaling, geeft de schade voortvloeiend uit (a) een verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte besparingen of voordelen, (b) het verlies of de  beschadiging van gegevens, of uit (c) onrechtstreeks verlies of schade, in geen geval recht op schadeloosstelling.

IX.- ANTIWITWASBEPALINGEN

Krachtens de nationale en Europese Antiwitwaswetgeving, is Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv ertoe gehouden haar opdrachtgevers en hun begunstigde rechthebbenden te identificeren.

Bijgevolg zal Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv hiertoe aan de opdrachtgever bepaalde informatie en documenten vragen en bijhouden en/of geschikte databanken hiervoor raadplegen. De opdrachtgever verbindt er zich toe om Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv de gevraagde informatie te bezorgen en om haar tijdig te informeren nopens elke wijziging met betrekking tot die informatie en documenten.

X.- ELEKTRONISCH OVERMAKEN VAN GEGEVENS

Gedurende de verlening van de diensten, kunnen de partijen elektronisch communiceren. Het is echter onmogelijk te garanderen dat het elektronisch overmaken van gegevens volledig veilig, zonder virus of zonder vergissing kan gebeuren en bijgevolg kunnen dergelijke transmissies van gegevens worden onderschept, vervalst, verloren, vernield, vertraagd of onbruikbaar gemaakt. De partijen erkennen hierbij dat geen enkel systeem of geen enkele procedure dergelijke risico’s volledig kan uitsluiten.

Hierbij bevestigen de partijen dat ze die risico’s aanvaarden, het gebruik van elektronische communicatie geldig toelaten en overeenkomen om alle beschikbare en passende middelen te gebruiken om de meest verspreide virussen op te sporen alvorens informatie langs elektronische weg door te zenden. Elke partij zal verantwoordelijk zijn voor de bescherming van haar eigen systemen en belangen met betrekking tot de elektronische communicatie en geen enkele partij zal aansprakelijk worden gesteld, ongeacht de wijze of vorm, voor enig verlies, voor enige vergissing of verzuim, die het gevolg is van of verband houdt met het gebruik van elektronische communicatie tussen de partijen.

XI.- TOEPASSELIJK RECHT EN OPLOSSING VAN GESCHILLEN

De interpretatie en de uitvoering van de overeenkomst worden door het Belgische recht beheerst. Elke betwisting van welke aard ook behoort tot de bevoegdheid van de rechtbanken en de hoven van het arrondissement waar het kantoor van Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv is gevestigd.

Betwistingen met betrekking tot kosten en erelonen mogen worden voorgelegd aan de Arbitragecommissie bij het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten, die zich bij wijze van definitieve beslissing uitspreekt, in eerste en laatste aanleg gewezen en zonder procedurekosten.

Privacy Policy

Inleiding

Als fiscaal kantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende mee.

De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u hebben in uw hoedanigheid van klant van het kantoor, maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (zoals het geval dat u leverancier of klant bent van onze klant). In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen.

1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv.

De zetel van de verantwoordelijke is gelegen te Eeklo, Stationsstraat 83 met als ondernemingsnummer 0540.534.082.

De verantwoordelijke is ingeschreven bij het ITAA onder erkenningsnummer 50.435.956.

Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij Fiscaal Kantoor Van De Voorde bv via brief op het bovenstaande adres of via e-mail (info@fiscaalkantoorvandevoorde.be).

2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.

Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (hierna: wet van 18 september 2017).

1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres.

2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres. De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art. 33  Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten).

B. De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken. De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.

C. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit. Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant, belastingconsulent niet naar behoren uitvoeren.

3. Welke persoonsgegevens en van wie?

In het kader van de onder 2 vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken: voornaam, naam, e-mailadres, biometrische gegevens (kopie e-id of paspoort), adres, ondernemingsnummer nationaal nummer …

In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende gegevens verwerkt: kinderen, burgerlijke stand, gegevens partner,…

Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd. Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers, of aandeelhouders.

De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale), Sociaal verzekeringsfonds en Sociaal Secretariaat en dergelijke.

De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermelde doeleinden. De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.

4. Ontvanger van gegevens

Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.

Het kantoor doet een beroep op volgende third service providers:

Het kantoor maakt gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal;Het kantoor doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, advocaten, …);

Het kantoor doet een beroep op externe actoren voor de verwerking van bepaalde gegevens : sociaal secretariaten en sociale verzekeringsfondsen;

Het kantoor doet een beroep op een ERM pakket voor de verzameling en verwerking van gegevens (databank) en administratieve vereenvoudiging

Het kantoor doet een beroep op een externe IT-partner voor het beheer, beveiliging en onderhoud van de server en het informaticasysteem

Het kantoor doet een beroep op een externe partner voor e-invoicing en voor het aanleveren van Coda- en Sodabestanden met behoud van de veiligheid en geheimhouding die inherent zijn aan deze transacties.

Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.

Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.

5. Veiligheidsmaatregelen.

Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevens als op hun bewaring.  Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.

6. Bewaringstermijn

6.1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie 2.A.)

Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.

Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.

6.2. Andere persoonsgegevens

De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.

6.3 Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.

7. Rechten van toegang, rectificatie, vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, niet-profilering en betreffende kennisgeving veiligheidsgebreken

7.1.  Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017.

Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten.

Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017:

“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.

Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.

Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”

Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8).

7.2. Alle andere persoonsgegevens

Voor de toepassing van uw rechten betreffende alle andere persoonsgegevens kan u steeds contact nemen via office@accountserv.be

8. Klachten

Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan U een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel:  +32 (0)2 274 48 00

Fax: +32 (0)2 274 48 35

E-mail: commission@privacycommission.be

URL: www.privacycommission.be

Disclaimer

Juridische informatie en privacy beleid

Algemeen

Deze gebruiksvoorwaarden zijn van toepassing op deze website. Door gebruik te maken van deze website verbindt u zich ertoe deze gebruiksvoorwaarden na te leven en te aanvaarden.

Intellectuele eigendomsrechten 
De teksten, tekeningen, foto’s, films, beelden, data, databanken, software, benamingen, handels- en domeinnamen, merken, logo’s en andere bestanddelen van deze site zijn beschermd door intellectuele rechten en behoren ons of derden toe. Het is verboden zonder ons voorafgaand schriftelijk akkoord de op en via deze website aangeboden informatie op te slaan (anders dan noodzakelijk om de website te kunnen bekijken), te reproduceren, te wijzigen, openbaar te maken, te distribueren of te verzenden, te verkopen of anderszins over te dragen of enige rechten hierop te verlenen aan derden.

Persoonsgegevens

Wij verzamelen geen persoonsgegevens tenzij deze op vrijwillige basis worden verstrekt. Met het invullen en versturen van een webformulier, of het verzenden van een e-mail geeft een bezoeker ons toestemming zijn of haar persoonlijke gegevens op te slaan in een bestand met het oog op een geautomatiseerde gebruikersprofilering, klantenbeheer, marktonderzoek en direct mail. De verstrekte gegevens kunnen worden doorgegeven aan de met ons contractueel verbonden ondernemingen. U heeft recht op inzage en eventuele correctie van uw desbetreffende persoonsgegevens. U heeft het recht om u kosteloos te verzetten tegen verwerking van uw gegevens voor direct marketing doeleinden. U kunt uw aanvraag tot inzage, correctie of verzet richten tot ons via de contact pagina van deze website.

Automatisch vergaarde niet-persoonlijke informatie

Wij kunnen gegevens verzamelen van niet-persoonlijke aard, zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat u gebruikt of de domeinnaam van de website langs waar u naar onze website gekomen bent, of waarlangs u die verlaat.

Cookies

Tijdens een bezoek aan de site kunnen automatisch zogenaamde ‘cookies’ op de harde schijf van uw computer geplaatst worden. Deze gegevens helpen ons de site beter af te stemmen op de wensen en voorkeuren van de bezoekers. U kan deze cookies van uw harde schrijf verwijderen, cookies afwijzen of een waarschuwing ontvangen vooraleer een cookie geïnstalleerd wordt. Raadpleeg de instructies of help-functie van uw internetbrowser voor meer details.

Niet toegestaan gebruik van de website. U verbindt zich er o.m. toe :

De informatie niet wederrechtelijk te gebruiken

Geen zodanig gebruik te maken van de website waardoor de website wordt beschadigd, vervormd, onderbroken, stopgezet of anderszins minder efficiënt wordt gemaakt

De website niet te gebruiken voor transmissie of posting van computervirussen, of voor transmissie of posting van materiaal met een lasterlijk, obsceen of bedreigend karakter

De website niet te gebruiken op een dergelijke wijze dat er een inbreuk gepleegd wordt op de rechten van een natuurlijke persoon, rechtspersoon of vereniging, zoals onder meer, doch niet uitsluitend, de rechten van privacy en intellectuele eigendom

De website niet te gebruiken voor posting en transmissie van materiaal met promotionele of publicitaire doeleinden zonder ons hiervoor een voorafgaandelijke toestemming te vragen, behalve indien daarom verzocht werd door de ontvanger.

Onze aansprakelijkheid

Informatie op de website


De informatie, software, producten en diensten (“informatie”) die op of via deze website worden aangeboden, kunnen onvolkomenheden van allerlei aard bevatten. Wij staan niet in voor de geschiktheid, betrouwbaarheid, tijdigheid of nauwkeurigheid van de informatie. De informatie wordt geleverd en weergegeven zonder enige vorm van garantie. Wij zijn evenmin aansprakelijk voor mogelijke virussen, indien deze, ondanks de genomen voorzorgsmaatregelen op de site, zouden voorkomen. Wij behouden ons uitdrukkelijk het recht voor om de informatie op de website op elk tijdstip te wijzigen.

Links naar andere websites

Deze website kan hyperlinks naar websites of naar webpagina’s van derden en andere partijen bevatten, of daar op een andere manier naar verwijzen. Wij hebben geen zeggenschap over de inhoud of over andere kenmerken van deze websites of webpagina’s en zijn in geen geval aansprakelijk voor de inhoud of kenmerken ervan. Het plaatsen van links houdt op geen enkele wijze een impliciete goedkeuring in van de inhoud van deze websites of webpagina’s.

Adviezen via de website


Indien er via deze website rechtstreeks of onrechtstreeks adviezen worden gegeven voor het nemen van persoonlijke of zakelijke beslissingen, dan worden deze adviezen zonder vorm van garantie gegeven en zonder dat wij hiervoor aansprakelijk kunnen gesteld worden. U dient steeds een deskundige ter zake te raadplegen voor bijkomende inlichtingen omtrent het op uw situatie toegespitst advies.

Toepasselijke wetgeving en bevoegde rechtbanken

De Belgische wetgeving is van toepassing op deze website met uitzondering van de Belgische doorverwijzingsregels uit het Belgisch internationaal privaatrecht. Ingeval van betwistingen zijn enkel de rechtbanken van ons rechtgebied bevoegd.

E-mail

De informatie in dit bericht is uitsluitend bedoeld voor de geadresseerde en kan vertrouwelijke en/of bevoorrechte gegevens en/of door intellectuele-eigendomsrechten beschermde informatie bevatten. Als u niet de geadresseerde bent, gelieve dit bericht te verwijderen en de afzender te verwittigen. U mag dit bericht niet gebruiken, wijzigen, kopiëren of verspreiden, noch de inhoud ervan bekendmaken aan een derde. De veiligheid of juistheid van e-mailberichten kan niet gegarandeerd worden, vermits de informatie onderschept, verbasterd of vernietigd kan worden, zoek kan raken, te laat of onvolledig kan aankomen of virussen kan bevatten. Wij aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid voor verlies of schade die op enigerlei wijze te wijten is aan het gebruik van het medium. Eventuele standpunten of meningen in dit bericht zijn die van de auteur en geven niet noodzakelijk die van ons weer. Bijgevolg bindt dit e-mailbericht ons niet, tenzij het een uitdrukkelijke andersluidende verklaring van een gemachtigde vertegenwoordiger bevat.